Đầu tiên, hóa đơn đầu vào phản ánh giao dịch từ bên bán, nhưng nếu dịch vụ chưa được thực hiện, kế toán không thể ghi nhận chi phí ngay, vì điều này vi phạm nguyên tắc phù hợp trong kế toán.

Thứ hai, kế toán ghi nhận chi phí dựa trên bản chất phát sinh thực tế. Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS), chi phí chỉ được ghi nhận khi:

- Dịch vụ hoặc hàng hóa đã được cung cấp đầy đủ.

- Doanh nghiệp bắt đầu nhận lợi ích kinh tế từ giao dịch đó.

- Có cơ sở rõ ràng để xác định giá trị của chi phí.

Thứ ba, thuế thu nhập doanh nghiệp yêu cầu "thực tế phát sinh" để tính chi phí. Theo thông tư 96/2015/TT-BTC, một khoản chi phí được trừ cần phải:

- Thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.

- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.

- Thanh toán đúng hình thức nếu giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.

Nếu dịch vụ chưa hoàn thành mà kế toán đã ghi nhận chi phí, cơ quan thuế có quyền loại bỏ khoản chi phí đó.

Ví dụ, nếu công ty ký hợp đồng dịch vụ trị giá 100 triệu đồng, tạm ứng toàn bộ và nhận hóa đơn ngay, nhưng bên cung cấp chưa thực hiện dịch vụ, kế toán chỉ nên ghi nhận tạm ứng. Khi dịch vụ hoàn thành và có biên bản nghiệm thu, mới ghi nhận chi phí.

Do đó, kế toán cần phân tích từng nghiệp vụ theo trình tự: hợp đồng – thực hiện – hóa đơn – nghiệm thu – thanh toán.