Dù không có hóa đơn VAT, khoản chi này vẫn cần được ghi nhận trong sổ sách kế toán của doanh nghiệp. Mục đích là để phản ánh đúng dòng tiền ra khỏi quỹ của công ty.

Cần có phiếu chi tiền hợp lệ, ghi rõ nội dung chi, số tiền, người nhận tiền, và chữ ký xác nhận của các bên liên quan (người chi, người nhận, người duyệt).

Chi phí của doanh nghiệp có thể được chia thành hai loại chính:

- Chi phí đủ điều kiện khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) hoặc thuế giá trị gia tăng (GTGT), hoặc cả hai: Đây là những chi phí hợp lý, hợp lệ, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định.

- Chi phí loại trừ (chi phí không hợp lý, không hợp lệ): Đây là những khoản chi không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ, hoặc không phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Khoản chi không có hóa đơn VAT trong trường hợp này sẽ thuộc loại chi phí này.

Đối với Thuế Giá Trị Gia Tăng (VAT):

- Khoản chi không có hóa đơn VAT sẽ không được tính khấu trừ thuế GTGT.

- Do đó, trên bảng kê khai thuế GTGT đầu vào, khoản chi này sẽ không được thể hiện.

Đối với Thuế Thu Nhập Doanh Nghiệp (TNDN):

- Mặc dù khoản tiền đã chi ra, nhưng do không có hóa đơn hợp lệ, khoản chi này không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

- Khi lập Tờ khai quyết toán thuế TNDN năm, doanh nghiệp cần đưa khoản chi này vào chỉ tiêu B4 của tờ khai. Chỉ tiêu B4 là nơi kê khai các khoản chi phí không hợp lý, hợp lệ cần loại trừ khi tính thuế TNDN.

- Doanh nghiệp cần lập một bảng kê chi tiết các khoản chi không hợp lý, hợp lệ này để giải trình khi cần thiết. Khoản chi của sếp mua hàng không có hóa đơn sẽ nằm trong bảng kê này.

Việc sếp đi mua hàng không có hóa đơn VAT vẫn là một khoản chi tiền thực tế của doanh nghiệp. Do đó, cần phải có chứng từ chi tiền hợp lệ (phiếu chi). Tuy nhiên, về mặt thuế, khoản chi này sẽ bị loại trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp và không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp sẽ không được giảm trừ số thuế phải nộp tương ứng với khoản chi này.

Doanh nghiệp cần lưu ý việc này để tránh các rủi ro về thuế và đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong công tác kế toán và kê khai thuế. Tốt nhất là luôn yêu cầu hóa đơn, chứng từ hợp lệ cho mọi giao dịch phát sinh.