Theo Điều 19 của Luật Kế toán 2015, mọi chứng từ kế toán đều phải có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch. Cụ thể, chứng từ phải có chữ ký của:

- Người lập chứng từ.

- Kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán).

- Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán (thường là giám đốc).

Vì vậy, nếu công ty không có kế toán trưởng, người phụ trách kế toán sẽ là người ký thay. Giám đốc có thể đóng vai trò là người đại diện theo pháp luật, nhưng không thể ký thay cho cả người lập và kế toán trưởng trên cùng một chứng từ.

Một trong những lý do quan trọng nhất khiến việc một người đảm nhiệm và ký thay cho tất cả các vị trí là không hợp lệ chính là nguy cơ xung đột lợi ích. Nguyên tắc kiểm soát nội bộ yêu cầu sự phân công và phân nhiệm rõ ràng để ngăn chặn gian lận và sai sót.

Ví dụ, vị trí thủ quỹ và kế toán phải được tách bạch. Thủ quỹ là người trực tiếp quản lý và nắm giữ tiền mặt, trong khi kế toán là người ghi chép và kiểm soát các nghiệp vụ tài chính. Nếu một người vừa là người lập phiếu thu chi, vừa là thủ quỹ, lại vừa là người duyệt, rất khó để đảm bảo tính khách quan và trung thực. Điều này tạo kẽ hở cho các hành vi gian lận tài chính, gây tổn hại nghiêm trọng đến doanh nghiệp.

Vậy, khi công ty không có kế toán trưởng, đâu là giải pháp an toàn và hợp pháp?

- Bổ nhiệm người phụ trách kế toán: Đây là giải pháp tối ưu nhất. Nếu công ty chưa đủ điều kiện để có kế toán trưởng (chẳng hạn như về quy mô hoặc nhân sự), có thể bổ nhiệm một người phụ trách kế toán. Người này sẽ chịu trách nhiệm ký thay cho kế toán trưởng trên các chứng từ.

- Phân công nhiệm vụ rõ ràng: Giám đốc có thể ký thay ở vị trí người đại diện pháp luật, nhưng cần phân công một người khác làm thủ quỹ. Tối thiểu, cần có sự phân tách giữa người quản lý tài sản (thủ quỹ) và người ghi chép nghiệp vụ (kế toán hoặc người phụ trách kế toán) để đảm bảo nguyên tắc kiểm soát nội bộ.

Tóm lại, giám đốc không thể ký vào tất cả các vị trí trong công ty. Để đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp và tránh rủi ro tài chính, các doanh nghiệp cần tuân thủ nguyên tắc phân công nhiệm vụ và có sự tách bạch chức năng, đặc biệt là giữa các vị trí quan trọng như người lập biểu, thủ quỹ và người phụ trách kế toán.