Đây là phương án tối ưu nhất khi mua hàng hóa từ người nông dân hoặc cá nhân không kinh doanh không có khả năng xuất hóa đơn. Hộ kinh doanh cần lập Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ theo mẫu quy định của Bộ Tài chính, trong đó thể hiện đầy đủ các thông tin định danh như tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền và chữ ký xác nhận của hai bên. Để hồ sơ có giá trị pháp lý cao nhất, Bảng kê bắt buộc phải đính kèm bộ chứng từ hoàn chỉnh bao gồm hợp đồng, phiếu nhập kho và phiếu chi hoặc biên nhận tiền.

Đối với các trường hợp cần hợp thức hóa hàng nhập từ cá nhân, tổ chức không có mã số thuế hoặc không phát hành hóa đơn thường xuyên, Hộ kinh doanh có thể thực hiện thủ tục xin mua hóa đơn lẻ trực tiếp từ cơ quan thuế. Hóa đơn này sẽ đóng vai trò là chứng từ gốc chứng minh nguồn gốc đầu vào. Tuy nhiên, cần lưu ý đây chỉ là giải pháp mang tính tình thế, thủ tục xét duyệt khá chặt chẽ và không áp dụng đại trà cho mọi đối tượng, do đó cần cân nhắc kỹ trước khi thực hiện.

Trong quan hệ giao dịch thường xuyên với các đối tác không xuất hóa đơn, Hộ kinh doanh cần xác lập tính pháp lý thông qua việc ký kết Hợp đồng nguyên tắc. Văn bản này phải quy định rõ hình thức mua bán, phương thức thanh toán và nghĩa vụ của các bên. Song song đó, mỗi lần giao dịch cần thiết lập thêm các giấy tờ giao nhận, bảng kê và biên bản xác nhận khối lượng, giá trị hàng hóa thực tế. Hệ thống văn bản này sẽ là cơ sở vững chắc để cơ quan thuế chấp nhận khoản chi phí phát sinh.

Việc sử dụng công nghệ là giải pháp dài hạn giúp quản trị rủi ro hiệu quả. Hiện nay, các phần mềm kế toán hiện đại đã hỗ trợ tính năng ghi nhận chi phí không có hóa đơn đi kèm với việc số hóa các chứng từ nội bộ như phiếu chi, phiếu nhập kho. Đặc biệt, các phần mềm này còn có khả năng tự động cảnh báo rủi ro và gợi ý giải pháp xử lý nghiệp vụ phù hợp. Đây là công cụ đắc lực giúp Hộ kinh doanh quy mô nhỏ, thiếu nhân sự kế toán chuyên sâu có thể giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa chi phí thuế.