Theo các quy định hiện hành, thời điểm ký số là ngày người bán và người mua chính thức sử dụng chữ ký số để xác thực hóa đơn điện tử.

Trong trường hợp thời điểm ký số diễn ra sau thời điểm lập hóa đơn, doanh nghiệp phải hoàn tất việc ký số và gửi dữ liệu đến cơ quan thuế chậm nhất là vào ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày lập hóa đơn.

Về nghĩa vụ kê khai thuế:

- Bên bán: Kê khai thuế dựa trên ngày lập hóa đơn.

- Bên mua: Kê khai thuế dựa trên ngày nhận được hóa đơn.

Khái niệm "ngày làm việc tiếp theo" không được áp dụng đồng nhất cho mọi doanh nghiệp. Thay vào đó, nó phụ thuộc trực tiếp vào lịch làm việc mà doanh nghiệp đã đăng ký và tuân thủ theo Bộ Luật Lao động 2019. Có hai trường hợp phổ biến:

- TH1: Doanh nghiệp áp dụng tuần làm việc 40 giờ (Nghỉ Thứ Bảy và Chủ Nhật)

Đây là mô hình làm việc phổ biến, tuân thủ theo Quyết định 188/1999/QĐ-TTg.

Ví dụ: Nếu hóa đơn được lập vào Thứ Sáu, thì "ngày làm việc tiếp theo" để ký số và gửi dữ liệu cho cơ quan thuế sẽ là Thứ Hai của tuần kế tiếp.

Lưu ý: Nếu Thứ Hai là ngày nghỉ lễ, Tết theo quy định, thời hạn sẽ được dời sang ngày làm việc ngay sau đó (tức Thứ Ba).

- TH2: Doanh nghiệp có lịch làm việc đặc thù (Ví dụ: làm việc cả Thứ Bảy)

Nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất, dịch vụ có lịch làm việc bao gồm cả ngày Thứ Bảy.

Ví dụ: Nếu doanh nghiệp này lập hóa đơn vào Thứ Sáu, thì "ngày làm việc tiếp theo" của họ là Thứ Bảy. Do đó, hóa đơn phải được ký số và gửi đi chậm nhất vào ngày Thứ Bảy đó.

Vì vậy, các công ty cần dựa vào lịch làm việc thực tế của mình cùng với các quy định pháp luật hiện hành để xác định ngày làm việc tiếp theo nhằm ký số trên hóa đơn năm 2025.