- Phát sinh các yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính trong nội bộ doanh nghiệp.

- Theo yêu cầu của các cơ quan chức năng như cơ quan quản lý thuế, kiểm toán, thanh tra, điều tra để phục vụ cho công tác quản lý và kiểm tra theo quy định của pháp luật.

Một nguyên tắc bất di bất dịch khi chuyển đổi là nội dung trên hóa đơn giấy phải trùng khớp 100% với nội dung trên hóa đơn điện tử gốc.

- Hóa đơn giấy được chuyển đổi từ HĐĐT chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ kế toán và theo dõi nội bộ. Nó không có hiệu lực để sử dụng trong các giao dịch, mua bán hay thanh toán.

- Trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế thì hóa đơn giấy in ra từ thiết bị này có giá trị giao dịch, thanh toán.

Mặc dù HĐĐT là gốc và có giá trị pháp lý cao nhất, việc lưu trữ bản giấy chuyển đổi vẫn mang lại nhiều lợi ích thiết thực và đôi khi là cần thiết vì những lý do sau:

- Phục vụ Quản lý Nội bộ và Lưu trữ: Việc có một bản cứng giúp các bộ phận (kế toán, kho, mua hàng) dễ dàng đối chiếu, kiểm tra và quản lý hồ sơ một cách trực quan. Nhiều doanh nghiệp vẫn duy trì thói quen lưu trữ chứng từ giấy theo từng bộ hồ sơ để tiện tra cứu nhanh khi cần.

- Đáp ứng Yêu cầu của Đối tác: Một số khách hàng, nhà cung cấp hoặc các bên liên quan (ví dụ: ngân hàng khi làm thủ tục vay vốn) có thể yêu cầu cung cấp chứng từ giấy để hoàn thiện hồ sơ của họ theo quy trình nội bộ.

- Phục vụ Thanh tra, Kiểm toán: Khi cơ quan thuế hoặc đơn vị kiểm toán thực hiện kiểm tra, việc cung cấp các bản in giấy được sắp xếp khoa học sẽ giúp quá trình làm việc diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn, thay vì phải tra cứu từng hóa đơn trên phần mềm.

- Phòng Rủi ro Kỹ thuật: Trong trường hợp hệ thống phần mềm gặp sự cố, mất kết nối internet hoặc dữ liệu điện tử bị lỗi, bản giấy sẽ là một phương án dự phòng quan trọng để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp không bị gián đoạn.