Hệ thống hóa đơn điện tử kết nối máy tính tiền chủ yếu tập trung vào việc ghi nhận doanh thu bán hàng phát sinh từ thời điểm sử dụng. Tuy nhiên, để quản lý chặt chẽ và có cơ sở đối chiếu, bạn nên thực hiện các bước sau đối với hàng tồn kho hiện có:

Tiến hành kiểm kê toàn bộ hàng hóa, vật tư, nguyên liệu tồn kho tính đến cuối ngày trước ngày chính thức sử dụng hóa đơn điện tử máy tính tiền.

Việc kiểm kê cần được thực hiện cẩn thận, chính xác, ghi rõ tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng thực tế tồn.

Sau khi kiểm kê, lập một bảng kê chi tiết về lượng hàng tồn kho này. Bảng kê nên bao gồm:

Tên hàng hóa

Đơn vị tính

Số lượng tồn

Giá nhập (nếu có thể xác định, giúp xác định giá trị tồn kho)

Tổng giá trị tồn kho (nếu xác định được giá nhập)

Bảng kê này đóng vai trò là "biên bản" ghi nhận lượng hàng tồn kho tại thời điểm bắt đầu sử dụng hệ thống mới.

Bảng kê nên có ngày lập và chữ ký xác nhận của chủ hộ kinh doanh.

Lưu giữ Bảng kê hàng tồn kho này một cách cẩn thận cùng với các chứng từ liên quan (như hóa đơn, phiếu nhập kho... nếu có) để làm căn cứ đối chiếu sau này.

Mục đích của việc này:

Quản lý nội bộ: Giúp chủ hộ kinh doanh biết rõ lượng hàng hóa đang có tại thời điểm bắt đầu sử dụng hệ thống mới, từ đó theo dõi lượng nhập, xuất, tồn một cách khoa học hơn dưới hệ thống hóa đơn điện tử.

Cơ sở giải trình với cơ quan thuế: Trong trường hợp cơ quan thuế kiểm tra, bảng kê này có thể là tài liệu chứng minh nguồn gốc hàng hóa được bán ra sau này (là hàng tồn kho cũ), giúp giải trình sự khớp nối giữa lượng hàng bán ra (qua hóa đơn điện tử) và lượng hàng nhập vào/tồn kho ban đầu.

Thông thường, khi chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo phương pháp này, cơ quan thuế không yêu cầu nộp bảng kê tồn kho đầu kỳ như một thủ tục bắt buộc. Tuy nhiên, việc lập và lưu trữ bảng kê này là cực kỳ cần thiết cho việc quản lý của chính HKD và làm cơ sở đối chiếu khi cần.

Việc quản lý hàng tồn kho chi tiết hơn (theo dõi nhập, xuất, tồn liên tục) là một xu hướng tất yếu khi HKD áp dụng các công cụ quản lý hiện đại như hóa đơn điện tử kết nối máy tính tiền. Bảng kê tồn kho đầu kỳ chính là điểm xuất phát cho hệ thống theo dõi này.

Tóm lại, bạn cần kiểm kê và lập bảng kê chi tiết lượng hàng tồn kho tại thời điểm chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử máy tính tiền. Bảng kê này không bắt buộc nộp cho cơ quan thuế (trừ khi có yêu cầu cụ thể khác), nhưng rất quan trọng cho việc quản lý nội bộ và làm cơ sở dữ liệu khi cần đối chiếu về sau.