Business Process đóng vai trò quan trọng trong thành công của mỗi doanh nghiệp. Vậy, Business Process là gì? Có những loại quy trình kinh doanh phổ biến nào? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Bussiness process – quy trình kinh doanh giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả

I. Business process là gì?

1. Định nghĩa

Business Process là gì? Đó là một chuỗi các hoạt động được liên kết với nhau nhằm hoàn thành một mục tiêu nào đó của tổ chức. Những hoạt động này được chỉ định cho các bên liên quan. Họ sẽ để thực hiện một công việc cụ thể với mục đích cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng.

2. Ví dụ về business process

Để dễ hình dung hơn về Business process, hãy xem xét quy trình mở thẻ ngân hàng. Công việc trên gồm một chuỗi các hoạt động sau:

·        Khách hàng sẽ điền form khai báo các thông tin cần thiết.

·        Thông tin được xác thực và đánh giá hợp lệ.

·        Hệ thống cấp phát tài khoản, đồng thời lưu trữ định danh trên database.

·        Ngân hàng cấp phát thẻ và trao trả thông tin lại cho khách hàng.

Business process bao gồm một chuỗi các hoạt động nhằm cung cấp dịch vụ đến khách hàng

Quy trình trên được thực hiện bởi nhiều phòng ban liên quan. Mỗi phòng ban thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn hóa. Các hoạt động trong quy trình này lặp lại nhiều lần, mang tính tiêu chuẩn và tối ưu hóa cao.

II. Các loại quy trình kinh doanh phổ biến

Có nhiều loại quy trình kinh doanh khác nhau. Nhưng hiện nay có 3 loại quy trình kinh doanh phổ biến được các doanh nghiệp áp dụng rộng rãi:

1. Quy trình chính (Primary Process)

Quy trình chính được xem là quy trình cơ bản mà doanh nghiệp nào cũng cần phải có. Thông qua quy trình này, doanh nghiệp cung cấp sản phẩm cuối cùng đến tay khách hàng. 

Mỗi doanh nghiệp đều cần phải xây dựng cho mình một quy trình chính hiệu quả

Mỗi hoạt động liên quan đến quy trình này đều hướng tới mục tiêu làm tăng giá trị cho đợt chào bán sản phẩm cuối cùng của doanh nghiệp.

2. Quy trình hỗ trợ (Support Process)

Khác với quy trình chính, quy trình hỗ trợ không tham gia trực tiếp vào giá trị cuối cùng của sản phẩm. Tuy nhiên, chúng tạo môi trường và không gian cho quy trình chính hoạt động trơn tru và hiệu quả. Các hoạt động thường ngày của doanh nghiệp hầu hết được hỗ trợ từ quy trình trên.

3. Quy trình quản lý

Quy trình quản lý chi phối hoạt động quản trị và quản lý chiến lược phát triển. Quy trình này đề ra các mục tiêu, tiêu chuẩn để 2 quy trình trên hoạt động hiệu quả.

Quy trình quản lý chi phối mọi hoạt động quản trị và chiến lược của doanh nghiệp

Bên cạnh đó, chúng cũng tham gia giám sát, kiểm soát các quy trình kinh doanh khác. Các doanh nghiệp thường áp dụng quy trình quản lý trong việc hoạch định chiến lược, chiến thuật và lập kế hoạch hoạt động.

Quy trình là gì? Tầm quan trọng của quy trình trong doanh nghiệp

III. Vai trò của các quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp

Quy trình kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong cấu trúc và hoạt động của một doanh nghiệp. Một quy trình kinh doanh được nghiên cứu kỹ lưỡng, lên kế hoạch và chiến lược tốt sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

·        Tiết kiệm ngân sách, từ đó giảm thiểu rủi ro. Business process giúp tối ưu hóa và hạn chế các rủi ro trong tương lai nhờ các phương án hiệu quả.

·        Giảm thiểu các sai sót đến từ con người. Thông qua việc đánh giá nhân sự, quản lý sẽ phân phối nhiệm vụ đến đúng người có chuyên môn.

·        Nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc. Business process vạch ra kế hoạch cụ thể và các công đoạn liên quan tối ưu nhất cho doanh nghiệp. Nó giúp tăng năng suất và hiệu quả làm việc của các bộ phận.

·        Tập trung vào khách hàng. Một quy trình kinh doanh hiệu quả là quy trình hướng tới khách hàng. Nhờ đó, chúng sẽ là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp cập nhật nhu cầu, cũng như đánh giá của khách hàng về sản phẩm/dịch vụ.  

·        Tiếp cận khách hàng mục tiêu một cách sâu sắc hơn. Thông qua khảo sát và nghiên cứu thị trường, công ty sẽ đánh giá chính xác hơn để tiếp cận khách hàng.

·        Chủ động quản lý thời gian. Business process giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian hiệu quả. Nó sử dụng các chiến lược và sơ đồ nhằm tối ưu hóa thời gian thực hiện.

·        Ứng dụng các công nghệ mới cho doanh nghiệp. Các doanh nghiệp nên áp dụng công nghệ mới để quản lý tốt hơn khi xu hướng làm việc từ xa đang “lên ngôi”.

Quy trình kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong cấu trúc và hoạt động của một doanh nghiệp

Dịch vụ kế toán thuế, kế toán trọn gói

IV. Business Process Management và những vấn đề liên quan

Sau khi đã tìm hiểu được Business Process là gì? Business process có các loại hình quy trình kinh doanh nào? Bước tiếp theo là bạn cần tìm ra các công cụ quản trị quy trình kinh doanh (BPMS – Business Process Management System) phù hợp.

Hãy cùng tìm hiểu về khái niệm này và một vài đặc điểm về nó qua phần dưới đây nhé.

1. Business process management là gì?

Business process management – BPM (quản lý quy trình kinh doanh) là sự kết hợp của nhiều luồng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

·        Mô hình hóa (modeling)

·        Tự động hóa (automation)

·        Thực thi (execution)

·        Kiểm soát (control)

·        Đo lường (measurement)

·        Tối ưu hóa (optimization) 

Từ đó, hỗ trợ mục tiêu phát triển và đưa tới những kết quả mà doanh nghiệp mong muốn.

2. Vai trò của BPM (Business Process Management)

Vai trò chính của BPM là quản lý quá trình kinh doanh để đạt được các mục tiêu hữu hình và vô hình cho doanh nghiệp. Nó cũng là tiền đề cho các bước khác như thiết kế quy trình hay mô hình hóa quy trình kinh doanh khác.

Vai trò quan trọng của Business process management

BPM thường liên quan đến việc sử dụng các công cụ BPM. Nhiệm vụ của công cụ là xây dựng và vận hành tự động quy trình từ đầu đến cuối. Cuối cùng, nó sẽ phân tích số liệu và thực hiện tối ưu hóa những quy trình đó.

Nhờ vậy, BPM giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, tiết kiệm chi tiêu. Các quy trình thu được từ việc ứng dụng phần mềm sẽ có độ hoàn thiện và hiệu quả cao, góp phần cải thiện hoạt động vận hành doanh nghiệp.

3. Đặc điểm nổi bật của Business process management

Business process management – BPM có những đặc điểm sau:

·        BPM là một hoạt động liên tục nhằm tái cấu trúc quy trình. Đây không phải là tác vụ một lần.

·        BPM liên quan tới cải thiện quy trình, và chúng không nhất thiết phải liên quan tới công nghệ hay là tự động hóa.

·        BPM được thực hiện bởi các cá nhân quan tâm đến cải thiện quy trình, không phải là những cá nhân thực hiện quy trình. 

4. Lợi ích của business process management

Đối với doanh nghiệp, business process management mang tới những lợi ích sau:

4.1. Cải thiện năng suất làm việc

Các phần mềm BPM hạn chế các tác vụ dư thừa hoặc không hiệu quả. Từ đó, chúng cho phép doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình nhiệm vụ. Đội ngũ sẽ có thêm nhiều thời gian hơn để thực hiện các mục tiêu quan trọng và cốt lõi. BPMS cũng tự động các quy trình lặp lại, giúp tiết kiệm thời gian.

4.2. Tiết kiệm chi phí hoạt động

Nhờ việc tối ưu được quy trình kinh doanh, tỷ lệ chi phí đầu ra của doanh nghiệp cũng trở nên lý tưởng hơn. Đây là kết quả trực tiếp có được từ việc cải thiện năng suất làm việc. Theo một nghiên cứu của AIIM, các doanh nghiệp ứng dụng BPMS vào quy trình có chỉ số ROI tăng 41% chỉ trong năm đầu tiên.

Business process management mang lại nhiều lợi ích cốt lõi cho doanh nghiệp

4.3. Đề ra những bước tiến đột phá

BPMS cho phép các doanh nghiệp tạo ra các quy trình linh hoạt, dễ thay đổi và thích ứng nhanh. Bên cạnh đó, đây cũng là minh chứng cho thấy doanh nghiệp mạnh mẽ ứng phó với những biến chuyển khó lường.

[Template miễn phí] Bộ quy trình quản lý doanh nghiệp năm 2023

4.4. Giảm thiểu rủi ro 

Các BPMS chuẩn hóa lại quy trình làm việc, đưa ra các phương án tối ưu nhất nhằm hoàn thành mục tiêu một cách hiệu quả. Nhờ vậy, rủi ro trong hoạt động cũng được giảm thiểu tối đa. Đội ngũ nhân viên cũng có một thang quy chiếu đúng đắn giúp họ tránh những sai sót trong quá trình làm việc.

5. Làm thế nào để lựa chọn được BPMS phù hợp cho doanh nghiệp

5.1. Một số phần mềm BPMS

Sau khi tìm hiểu được mô hình BPM là gì, việc doanh nghiệp cần làm bây giờ là tìm ra cho mình một phần mềm BPMS phù hợp. Hiện nay có 2 hình thức phần mềm BPM như sau:

·        BPMS cài đặt offline trên server (thanh toán trọn gói).

·        BPMS cài đặt SaaS (Software as a Service), tức phần mềm được cung cấp dưới dạng dịch vụ online (thanh toán theo gói).

Thực tế, nhiều doanh nghiệp hiện nay ưa chuộng các BPMS dưới dạng SaaS hơn nhờ sở hữu những ưu điểm vượt trội hơn hẳn so với phần mềm offline như:

·        Cho phép truy cập linh hoạt trên mọi thiết bị.

·        Không mất ngân sách duy trì server cố định.

·        Thường xuyên cập nhật các tính năng ưu việt.

·        Nới rộng số lượng tài khoản đăng nhập một cách dễ dàng.

·        Không đòi hỏi đội nhóm IT riêng biệt.

5.2. Phần mềm BPMS SaaS

Dựa vào những đánh giá trên, hãy cùng tìm hiểu về các tính năng mà một BPMS dưới dạng SaaS cần có. Doanh nghiệp của bạn có thể dựa vào đây để đưa ra chọn lựa:

·        Quản lý và tự động hóa quy trình trên một nền tảng thống nhất

·        Kết nối dữ liệu, đồng thời, liên kết các quy trình trong doanh nghiệp lại với nhau.

·        Nâng cao khả năng tương tác, trao đổi, tối ưu hóa luồng thông tin trong doanh nghiệp.

·        Kiểm soát, đo lường hiệu quả để cải tiến và tối ưu quy trình một cách dễ dàng.

Nhờ sự phát triển của công nghệ, những phần mềm BPM hiện đại còn được tích hợp thêm nhiều tính năng ưu việt khác. Tuy nhiên, đây là những tính năng cơ bản cần có mà doanh nghiệp nên chú tâm khi chọn lựa cho công ty mình một BPMS phù hợp.

Quản lý và tự động hóa quy trình

V. Kết luận

Trên đây là những thông tin cần thiết về Business process là gì? và các loại quy trình kinh doanh phổ biến trong doanh nghiệp hiện nay. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn đọc tìm được cách quản lý quy trình kinh doanh phù hợp.