Quản lý các quy trình kinh doanh là một thách thức lớn trong hầu hết tổ chức. Nhiều chủ doanh nghiệp cho rằng xây dựng hệ thống quy trình quản lý sẽ tiêu tốn nhiều ngân sách hay chỉ cần thiết với công ty quy mô lớn. 

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp muốn vận hành, phát triển bền vững thì chắc chắn không thể thiếu những quy trình làm việc chính xác, hiệu quả. Vậy quy trình quản lý là gì? Đâu là các bước thiết lập một quy trình quản lý tối ưu? Cùng tìm hiểu qua bài viết ngay!  

Quy trình quản lý doanh nghiệp được hoàn thiện như thế nào?

Quản lý các quy trình kinh doanh là một thách thức lớn trong hầu hết tổ chức. Nhiều chủ doanh nghiệp cho rằng xây dựng hệ thống quy trình quản lý sẽ tiêu tốn nhiều ngân sách hay chỉ cần thiết với công ty quy mô lớn. 

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp muốn vận hành, phát triển bền vững thì chắc chắn không thể thiếu những quy trình làm việc chính xác, hiệu quả. Vậy quy trình quản lý là gì? Đâu là các bước thiết lập một quy trình quản lý tối ưu? Cùng tìm hiểu qua bài viết ngay!  

Quy trình quản lý doanh nghiệp được hoàn thiện như thế nào?

I. Quy trình quản lý doanh nghiệp là gì?

Quy trình quản lý trong doanh nghiệp là tập hợp các công việc, nhiệm vụ được thực hiện theo một trật tự cố định. Những quy trình này giúp mọi đầu việc hoàn thành trơn tru, đúng thời hạn để nguồn vốn đầu tư có thể sinh lời nhanh chóng. 

Dựa vào các chức năng cơ bản, quy trình thường phân thành 4 nhóm chính: quy trình quản lý vận hành, quản lý khách hàng, quy trình đổi mới và quy trình xã hội/ điều tiết cơ quan nhà nước. 

Khái niệm quy trình quản lý doanh nghiệp

Để xây dựng quy trình quản lý lý tưởng, mỗi doanh nghiệp đều cần dành thời gian, công sức nghiên cứu. Nó đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức, kỹ năng chuyên môn vững vàng. Một quy trình đáp ứng tốt yêu cầu làm việc hiện tại và tầm nhìn chiến lược dài hạn cho phép doanh nghiệp tiến xa hơn trong tương lai. 

II. Vai trò của hệ thống quy trình quản lý doanh nghiệp

Theo thời gian, quy mô doanh nghiệp mở rộng đồng nghĩa với sự tăng trưởng tương ứng của bộ máy nhân sự cùng khối lượng công việc. Những doanh nghiệp không có bộ quy trình tiêu chuẩn sẽ dễ phát sinh mâu thuẫn nội bộ. Tình trạng này ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ và quá trình theo đuổi mục tiêu của tổ chức. 

Ngược lại, ứng dụng các quy trình quản lý phù hợp sẽ cải thiện năng suất đáng kể. Quá trình vận hành doanh nghiệp trở nên hiệu quả, giảm thiểu tối đa chi phí dư thừa. 

Những lợi ích nổi bật mà quy trình quản lý toàn diện mang lại cho tổ chức

Một số lợi ích khác mà quy trình quản lý mang lại bao gồm:  

·        Giảm thiểu rủi ro sai sót, nhầm lẫn khi làm việc vì từng đầu việc đã được chuẩn hóa rõ ràng, sắp xếp theo thứ tự cụ thể. 

·        Giải quyết triệt để các vướng mắc, giảm công đoạn làm việc thủ công giúp doanh nghiệp thay đổi bộ máy, đạt được bước đột phá mới. 

·        Nâng cao năng lực cạnh tranh so với các đối thủ khác trên thị trường, hoàn thiện quy trình hiện có theo tiêu chuẩn quốc tế. 

Những lợi ích trên chính là mục tiêu phát triển mà mọi doanh nghiệp đều hướng đến. Vì vậy, dù doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực nào, người lãnh đạo, quản lý cũng cần chú trọng công tác xây dựng quy trình quản lý ngay từ thời điểm bắt đầu. 

>> Xem thêm: Dịch vụ thuê ngoài, xu hướng tất yếu của kinh doanh số

III. Bộ mẫu quy trình quản lý đa nghiệp vụ trong doanh nghiệp 

Hiện nay, thực trạng quản lý, trao đổi công việc và dự án chồng chéo qua các ứng dụng riêng lẻ đã và đang gây ra sự chậm trễ, làm giảm hiệu suất chung. Theo nghiên cứu, 60% công việc của doanh nghiệp thất bại do công tác quản lý không toàn diện. Trong đó có đến 76% nguyên nhân quản lý kém xuất phát từ việc thiếu quy trình quản lý khoa học.

Tại Việt Nam, quy trình làm việc tại nhiều tổ chức doanh nghiệp vừa và nhỏ còn mang tính chắp vá, không có trình tự đồng nhất. Điều này khiến tổ chức phát sinh thêm hàng loạt thao tác phức tạp. 

Để giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán trên, MISA AMIS đã xây dựng Bộ quy trình quản lý mẫu chuẩn hóa từng bước vận hành cho các nghiệp vụ cốt lõi. Khi doanh nghiệp triển khai quy trình thành công, những nhược điểm trong kết nối, cộng tác liên thông sẽ không còn là nỗi đau cản trở đội ngũ phát triển. 

Nội dung bộ tài liệu bao gồm những chủ đề dưới đây:

·        Quy trình mẫu Hành chính – Nhân sự

·        Quy trình mẫu Kế toán – Tài chính

·        Quy trình Bán hàng 

·        Quy trình mẫu Sản xuất – Cung ứng

·        Quy trình kiểm soát nội bộ

IV. Các bước xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể làm chủ quá trình xây dựng quy trình quản lý đạt chuẩn qua 5 bước sau: 

Giai đoạn 1: Bắt đầu xây dựng hệ thống quy trình làm việc

1. Xác định nhu cầu, phạm vi và mục đích công việc cần làm

Người quản lý xác định chính xác nhu cầu, phạm vi áp dụng của quy trình trên những cá nhân, phòng ban nào? Mục tiêu cuối cùng doanh nghiệp hướng đến khi lập ra các quy trình là gì? 

Khi tổng hợp đầy đủ thông tin, đội ngũ thiết kế quy trình có căn cứ xây dựng luồng công việc phù hợp. Quá trình kết nối giữa các phòng ban sẽ diễn ra liên tục, thông suốt và đạt kết quả cao. 

2. Chuẩn hóa quy trình dưới dạng bản mô tả

Nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn duy trì các quy trình liên phòng ban. Tuy nhiên, chúng chỉ được hướng dẫn qua hình thức truyền miệng không có mô tả chi tiết. Điều này khiến việc bàn giao, chuyển tiếp công việc khó khăn hơn vì thiếu cơ sở đối chiếu. 

Lúc này, người quản lý nên mô hình hóa những yếu tố, thao tác cần có trong quy trình thành dạng văn bản, hình ảnh, sơ đồ… Những bản mô tả sẽ được lưu trữ tập trung cho đội ngũ nhân viên sử dụng như khung tham chiếu. Họ vừa có thể ứng dụng thực tế, vừa dễ dàng đề xuất chỉnh sửa sao cho hiệu suất tối ưu. 

Các bản mô tả hay trực quan hóa quy trình giúp triển khai công việc nhanh hơn

Nội dung của bản mô tả quy trình quản lý được khuyến khích tuân thủ công thức 5W – H – 5M.

Công thức này giống như xương sống định hình quy trình. Nó giúp nhà quản lý nắm vững các nhiệm vụ cơ bản, phối hợp nhiều nguồn lực và tập trung bám đuổi mục tiêu quan trọng qua những yếu tố sau:

·        Why: Mục tiêu, yêu cầu công việc. Trước khi xây dựng bất cứ quy trình nào, doanh nghiệp cần phải trả lời được các câu hỏi:

o   Tại sao cần xây dựng quy trình này?

o   Ý nghĩa của quy trình với tổ chức, bộ phận chức năng?

o   Không có quy trình thì thực tế công việc gặp trở ngại gì? 

·        What: Xác định nội dung công việc. Sau khi vạch rõ yêu cầu công việc, doanh nghiệp tiếp tục liệt kê những nội dung cần làm, các bước thực hiện theo từng phần công việc.

·        Where, When, Who: Doanh nghiệp làm rõ địa điểm, thời gian và nhân sự phụ trách nhiệm vụ. 

·        How: Lựa chọn phương pháp thực hiện công việc. Ở đây, bản mô tả quy trình cần chỉ rõ cách thức thực hiện công việc, các loại tài liệu hỗ trợ hay cách vận hành máy móc…

·        5M: Người đứng đầu xác định nguồn lực thông qua 5 yếu tố sau để đảm bảo hiệu quả quy trình:  

o   Man – Nhân sự có đủ trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất không?

o   Money – Ngân sách cho công việc là bao nhiêu? Phân bổ ngân sách như thế nào? 

o   Material – Nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng có những tiêu chuẩn gì?

o   Machine – Máy móc cần áp dụng những công nghệ tiên tiến nào để thực hiện công việc?

o   Method – Doanh nghiệp lựa chọn phương pháp làm việc, tổ chức quản lý nào? 

Để quản lý doanh nghiệp hiệu quả trong thời đại 4.0, các doanh nghiệp nên tham khảo hệ thống văn phòng số để quản lý doanh nghiệp tốt nhất.

3. Phân loại các nhóm đối tượng tham gia vào quy trình

Với mục tiêu quản lý vận hành chặt chẽ, các đối tượng tham gia trực tiếp vào quy trình phải được phân chia vai trò phù hợp theo đúng chuyên môn. Trong đó, 3 nhóm đối tượng phổ biến nhất là:

·        Người thực hiện: Những cá nhân thực tiếp đảm nhận việc hoàn thành các bước, các đầu công việc trong quy trình. 

·        Người giám sát: Người chịu trách nhiệm về kết quả thực thi của người thực hiện. Các cá nhân này có vai trò đóng góp ý kiến và phản hồi để người thực hiện có định hướng xử lý quy trình hiệu quả hơn.

·        Người hỗ trợ: Các cá nhân không trực tiếp thực hiện quy trình, nhưng hỗ trợ người thực hiện qua những góp ý, đào tạo, chia sẻ kiến thức/ kinh nghiệm thực tiễn.

4. Giám sát quy trình

Trong quá trình vận dụng quy trình, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số kế hoạch ứng biến linh hoạt để đề phòng tình huống bất ngờ. Đồng thời, người quản lý cũng theo dõi, đánh giá và đưa ra những cải thiện phù hợp với bộ máy vận hành: 

Giám sát quy trình là nhiệm vụ quan trọng để người quản lý đảm bảo hiệu quả làm việc

·        Thống nhất thông số, công cụ đo lường hiệu quả công việc.

·        Nắm chắc các điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu. 

·        Liệt kê số lượng, giai đoạn các bước cần phải kiểm tra.

·        Quyết định tần suất kiểm tra, người tiến hành kiểm tra. 

·        Xác định phương pháp kiểm tra.

Giám sát quy trình là nhiệm vụ quan trọng mà người quản lý nên sử dụng nguyên tắc Pareto: chỉ kiểm tra 20% số lượng nhưng tìm ra 80% khối lượng sai sót. 

5. Hoàn thiện tài liệu hướng dẫn

Tài liệu hướng dẫn không thể thiếu trong một quy trình quản lý để giúp nhân viên tiếp nhận quy trình mới tốt hơn. Vì vậy, doanh nghiệp cần cung cấp những thông tin thiết yếu qua các biểu mẫu chi tiết, tổng hợp thành kho tài liệu chung. 

>> Phần mềm quản lý công việc? 

Giai đoạn 2: Mô hình hóa hệ thống quy trình

Ở giai đoạn hai, tất cả những lý thuyết sẽ được chuẩn hóa thành hình ảnh cụ thể. Theo đó nhà lãnh đạo quản lý dễ dàng, đội ngũ nhân sự nắm bắt trình tự công việc nhanh chóng. 

Mục đích của bước này là cho phép doanh nghiệp nhìn vào quy trình vận hành tiêu chuẩn mà đánh giá chuẩn xác chất lượng sản phẩm đầu ra. Đồng thời, nhân viên cũng hiểu rõ hơn cách thức hoạt động của quy trình định sẵn, tìm ra đầu mối liên hệ mỗi khi cần phê duyệt, đề xuất ý kiến. 

Giai đoạn 3: Triển khai quy trình vào thực tế 

Quy trình quản lý được đưa vào hoạt động sản xuất kinh doanh theo hai cách khác nhau. Cách thứ nhất là doanh nghiệp triển khai thủ công bằng việc áp dụng quy trình từ giấy tờ tới thực tiễn, cách thứ hai là ứng dụng bằng các phần mềm công nghệ hiện đại. 

Song thực tế, cách làm thủ công không thể đáp ứng được yêu cầu vận hành hàng trăm nghìn quy trình, thủ tục phức tạp. Bởi vậy đa phần doanh nghiệp ngày nay đều tìm kiếm những phần mềm tự động hóa quy trình thông minh. 

Doanh nghiệp nên sử dụng sự trợ giúp của công nghệ kỹ thuật để triển quy trình thuận lợi

Việc sử dụng phần mềm triển khai và quản lý quy trình tự động sở hữu rất nhiều ưu điểm như:

·        Tiết kiệm không gian lưu trữ, tài nguyên giấy tờ và nhân lực trông coi văn bản hướng dẫn. 

·        Tăng khả năng phân luồng công việc, hỗ trợ thiết lập, viết, sửa quy trình mới theo đặc thù riêng của phòng ban hay doanh nghiệp. 

·        Tăng khả năng tương tác, giảm thời gian chờ đợi phê duyệt, tiếp nhận hai chiều giữa người quản lý và nhân viên. 

·        Đánh giá khách quan mọi hoạt động nội bộ nhờ báo cáo thống kê, đo lường kết quả công việc trong quy trình. Từ đó không ngừng nâng cao chất lượng cùng tiêu chuẩn quy trình. 

Giai đoạn 4: Đánh giá mức độ hiệu quả của quy trình

Khi ứng dụng phần mềm quản lý quy trình, doanh nghiệp sẽ nhận được những thống kê, báo cáo trực quan nhất về hoạt động của các quy trình, thủ tục được tiến hành trên hệ thống. Thông qua những số liệu chi tiết, nhà quản lý có thể nắm được số lượng quy trình đã tạo, đã xử lý theo thời gian thực cùng trạng thái cụ thể. 

Ban lãnh đạo doanh nghiệp giờ đây đánh giá hiệu quả của các quy trình quản lý một cách đa chiều, khách quan. Nó cũng là tiền đề để đưa ra giải pháp khắc phục những điểm tiêu cực, thiếu sót kịp thời, hạn chế tối đa tổn thất cho tổ chức. 

Giai đoạn 5: Điều chỉnh, tối ưu hoá quy trình  

Từ những điểm yếu kém được xác định trong giai đoạn trước, doanh nghiệp tiến hành điều chỉnh mạnh mẽ, tối ưu hoá toàn bộ quy trình hiện tại. Nhờ vậy, doanh nghiệp ngày càng phát triển, nắm bắt thêm cơ hội bứt phá. 

V. Kết luận

Một doanh nghiệp không có quy trình quản lý rõ ràng sẽ thiếu đi nền tảng vận hành vững chắc. Dù đặt ra chiến lược thông minh hay sở hữu đội ngũ nhân sự tài năng, doanh nghiệp ấy vẫn dễ dàng gặp thất bại. 

Vì vậy, doanh nghiệp cần chú trọng xây dựng hệ thống quy trình mạnh mẽ, tạo tiền đề cho người quản lý dẫn dắt nhân viên đồng bộ, cùng nhau biến kế hoạch thành hiện thực và đưa doanh nghiệp phát triển. 

 

Quy trình quản lý trong doanh nghiệp là tập hợp các công việc, nhiệm vụ được thực hiện theo một trật tự cố định. Những quy trình này giúp mọi đầu việc hoàn thành trơn tru, đúng thời hạn để nguồn vốn đầu tư có thể sinh lời nhanh chóng. 

Dựa vào các chức năng cơ bản, quy trình thường phân thành 4 nhóm chính: quy trình quản lý vận hành, quản lý khách hàng, quy trình đổi mới và quy trình xã hội/ điều tiết cơ quan nhà nước. 

Khái niệm quy trình quản lý doanh nghiệp

Để xây dựng quy trình quản lý lý tưởng, mỗi doanh nghiệp đều cần dành thời gian, công sức nghiên cứu. Nó đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức, kỹ năng chuyên môn vững vàng. Một quy trình đáp ứng tốt yêu cầu làm việc hiện tại và tầm nhìn chiến lược dài hạn cho phép doanh nghiệp tiến xa hơn trong tương lai. 

II. Vai trò của hệ thống quy trình quản lý doanh nghiệp

Theo thời gian, quy mô doanh nghiệp mở rộng đồng nghĩa với sự tăng trưởng tương ứng của bộ máy nhân sự cùng khối lượng công việc. Những doanh nghiệp không có bộ quy trình tiêu chuẩn sẽ dễ phát sinh mâu thuẫn nội bộ. Tình trạng này ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ và quá trình theo đuổi mục tiêu của tổ chức. 

Ngược lại, ứng dụng các quy trình quản lý phù hợp sẽ cải thiện năng suất đáng kể. Quá trình vận hành doanh nghiệp trở nên hiệu quả, giảm thiểu tối đa chi phí dư thừa. 

Những lợi ích nổi bật mà quy trình quản lý toàn diện mang lại cho tổ chức

Một số lợi ích khác mà quy trình quản lý mang lại bao gồm:  

·        Giảm thiểu rủi ro sai sót, nhầm lẫn khi làm việc vì từng đầu việc đã được chuẩn hóa rõ ràng, sắp xếp theo thứ tự cụ thể. 

·        Giải quyết triệt để các vướng mắc, giảm công đoạn làm việc thủ công giúp doanh nghiệp thay đổi bộ máy, đạt được bước đột phá mới. 

·        Nâng cao năng lực cạnh tranh so với các đối thủ khác trên thị trường, hoàn thiện quy trình hiện có theo tiêu chuẩn quốc tế. 

Những lợi ích trên chính là mục tiêu phát triển mà mọi doanh nghiệp đều hướng đến. Vì vậy, dù doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực nào, người lãnh đạo, quản lý cũng cần chú trọng công tác xây dựng quy trình quản lý ngay từ thời điểm bắt đầu. 

>> Xem thêm: Quy trình là gì? Tầm quan trọng của quy trình trong doanh nghiệp

III. Bộ mẫu quy trình quản lý đa nghiệp vụ trong doanh nghiệp 

Hiện nay, thực trạng quản lý, trao đổi công việc và dự án chồng chéo qua các ứng dụng riêng lẻ đã và đang gây ra sự chậm trễ, làm giảm hiệu suất chung. Theo nghiên cứu, 60% công việc của doanh nghiệp thất bại do công tác quản lý không toàn diện. Trong đó có đến 76% nguyên nhân quản lý kém xuất phát từ việc thiếu quy trình quản lý khoa học.

Tại Việt Nam, quy trình làm việc tại nhiều tổ chức doanh nghiệp vừa và nhỏ còn mang tính chắp vá, không có trình tự đồng nhất. Điều này khiến tổ chức phát sinh thêm hàng loạt thao tác phức tạp. 

Để giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán trên, MISA AMIS đã xây dựng Bộ quy trình quản lý mẫu chuẩn hóa từng bước vận hành cho các nghiệp vụ cốt lõi. Khi doanh nghiệp triển khai quy trình thành công, những nhược điểm trong kết nối, cộng tác liên thông sẽ không còn là nỗi đau cản trở đội ngũ phát triển. 

Nội dung bộ tài liệu bao gồm những chủ đề dưới đây:

·        Quy trình mẫu Hành chính – Nhân sự

·        Quy trình mẫu Kế toán – Tài chính

·        Quy trình Bán hàng 

·        Quy trình mẫu Sản xuất – Cung ứng

·        Quy trình kiểm soát nội bộ

IV. Các bước xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể làm chủ quá trình xây dựng quy trình quản lý đạt chuẩn qua 5 bước sau: 

Giai đoạn 1: Bắt đầu xây dựng hệ thống quy trình làm việc

1. Xác định nhu cầu, phạm vi và mục đích công việc cần làm

Người quản lý xác định chính xác nhu cầu, phạm vi áp dụng của quy trình trên những cá nhân, phòng ban nào? Mục tiêu cuối cùng doanh nghiệp hướng đến khi lập ra các quy trình là gì? 

Khi tổng hợp đầy đủ thông tin, đội ngũ thiết kế quy trình có căn cứ xây dựng luồng công việc phù hợp. Quá trình kết nối giữa các phòng ban sẽ diễn ra liên tục, thông suốt và đạt kết quả cao. 

2. Chuẩn hóa quy trình dưới dạng bản mô tả

Nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn duy trì các quy trình liên phòng ban. Tuy nhiên, chúng chỉ được hướng dẫn qua hình thức truyền miệng không có mô tả chi tiết. Điều này khiến việc bàn giao, chuyển tiếp công việc khó khăn hơn vì thiếu cơ sở đối chiếu. 

Lúc này, người quản lý nên mô hình hóa những yếu tố, thao tác cần có trong quy trình thành dạng văn bản, hình ảnh, sơ đồ… Những bản mô tả sẽ được lưu trữ tập trung cho đội ngũ nhân viên sử dụng như khung tham chiếu. Họ vừa có thể ứng dụng thực tế, vừa dễ dàng đề xuất chỉnh sửa sao cho hiệu suất tối ưu. 

Các bản mô tả hay trực quan hóa quy trình giúp triển khai công việc nhanh hơn

Nội dung của bản mô tả quy trình quản lý được khuyến khích tuân thủ công thức 5W – H – 5M.

Công thức này giống như xương sống định hình quy trình. Nó giúp nhà quản lý nắm vững các nhiệm vụ cơ bản, phối hợp nhiều nguồn lực và tập trung bám đuổi mục tiêu quan trọng qua những yếu tố sau:

·        Why: Mục tiêu, yêu cầu công việc. Trước khi xây dựng bất cứ quy trình nào, doanh nghiệp cần phải trả lời được các câu hỏi:

o   Tại sao cần xây dựng quy trình này?

o   Ý nghĩa của quy trình với tổ chức, bộ phận chức năng?

o   Không có quy trình thì thực tế công việc gặp trở ngại gì? 

·        What: Xác định nội dung công việc. Sau khi vạch rõ yêu cầu công việc, doanh nghiệp tiếp tục liệt kê những nội dung cần làm, các bước thực hiện theo từng phần công việc.

·        Where, When, Who: Doanh nghiệp làm rõ địa điểm, thời gian và nhân sự phụ trách nhiệm vụ. 

·        How: Lựa chọn phương pháp thực hiện công việc. Ở đây, bản mô tả quy trình cần chỉ rõ cách thức thực hiện công việc, các loại tài liệu hỗ trợ hay cách vận hành máy móc…

·        5M: Người đứng đầu xác định nguồn lực thông qua 5 yếu tố sau để đảm bảo hiệu quả quy trình:  

o   Man – Nhân sự có đủ trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất không?

o   Money – Ngân sách cho công việc là bao nhiêu? Phân bổ ngân sách như thế nào? 

o   Material – Nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng có những tiêu chuẩn gì?

o   Machine – Máy móc cần áp dụng những công nghệ tiên tiến nào để thực hiện công việc?

o   Method – Doanh nghiệp lựa chọn phương pháp làm việc, tổ chức quản lý nào? 

Để quản lý doanh nghiệp hiệu quả trong thời đại 4.0, các doanh nghiệp nên tham khảo hệ thống văn phòng số để quản lý doanh nghiệp tốt nhất.

3. Phân loại các nhóm đối tượng tham gia vào quy trình

Với mục tiêu quản lý vận hành chặt chẽ, các đối tượng tham gia trực tiếp vào quy trình phải được phân chia vai trò phù hợp theo đúng chuyên môn. Trong đó, 3 nhóm đối tượng phổ biến nhất là:

·        Người thực hiện: Những cá nhân thực tiếp đảm nhận việc hoàn thành các bước, các đầu công việc trong quy trình. 

·        Người giám sát: Người chịu trách nhiệm về kết quả thực thi của người thực hiện. Các cá nhân này có vai trò đóng góp ý kiến và phản hồi để người thực hiện có định hướng xử lý quy trình hiệu quả hơn.

·        Người hỗ trợ: Các cá nhân không trực tiếp thực hiện quy trình, nhưng hỗ trợ người thực hiện qua những góp ý, đào tạo, chia sẻ kiến thức/ kinh nghiệm thực tiễn.

4. Giám sát quy trình

Trong quá trình vận dụng quy trình, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số kế hoạch ứng biến linh hoạt để đề phòng tình huống bất ngờ. Đồng thời, người quản lý cũng theo dõi, đánh giá và đưa ra những cải thiện phù hợp với bộ máy vận hành: 

Giám sát quy trình là nhiệm vụ quan trọng để người quản lý đảm bảo hiệu quả làm việc

·        Thống nhất thông số, công cụ đo lường hiệu quả công việc.

·        Nắm chắc các điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu. 

·        Liệt kê số lượng, giai đoạn các bước cần phải kiểm tra.

·        Quyết định tần suất kiểm tra, người tiến hành kiểm tra. 

·        Xác định phương pháp kiểm tra.

Giám sát quy trình là nhiệm vụ quan trọng mà người quản lý nên sử dụng nguyên tắc Pareto: chỉ kiểm tra 20% số lượng nhưng tìm ra 80% khối lượng sai sót. 

5. Hoàn thiện tài liệu hướng dẫn

Tài liệu hướng dẫn không thể thiếu trong một quy trình quản lý để giúp nhân viên tiếp nhận quy trình mới tốt hơn. Vì vậy, doanh nghiệp cần cung cấp những thông tin thiết yếu qua các biểu mẫu chi tiết, tổng hợp thành kho tài liệu chung. 

>> Phần mềm quản lý công việc? 

Giai đoạn 2: Mô hình hóa hệ thống quy trình

Ở giai đoạn hai, tất cả những lý thuyết sẽ được chuẩn hóa thành hình ảnh cụ thể. Theo đó nhà lãnh đạo quản lý dễ dàng, đội ngũ nhân sự nắm bắt trình tự công việc nhanh chóng. 

Mục đích của bước này là cho phép doanh nghiệp nhìn vào quy trình vận hành tiêu chuẩn mà đánh giá chuẩn xác chất lượng sản phẩm đầu ra. Đồng thời, nhân viên cũng hiểu rõ hơn cách thức hoạt động của quy trình định sẵn, tìm ra đầu mối liên hệ mỗi khi cần phê duyệt, đề xuất ý kiến. 

Giai đoạn 3: Triển khai quy trình vào thực tế 

Quy trình quản lý được đưa vào hoạt động sản xuất kinh doanh theo hai cách khác nhau. Cách thứ nhất là doanh nghiệp triển khai thủ công bằng việc áp dụng quy trình từ giấy tờ tới thực tiễn, cách thứ hai là ứng dụng bằng các phần mềm công nghệ hiện đại. 

Song thực tế, cách làm thủ công không thể đáp ứng được yêu cầu vận hành hàng trăm nghìn quy trình, thủ tục phức tạp. Bởi vậy đa phần doanh nghiệp ngày nay đều tìm kiếm những phần mềm tự động hóa quy trình thông minh. 

Doanh nghiệp nên sử dụng sự trợ giúp của công nghệ kỹ thuật để triển quy trình thuận lợi

Việc sử dụng phần mềm triển khai và quản lý quy trình tự động sở hữu rất nhiều ưu điểm như:

·        Tiết kiệm không gian lưu trữ, tài nguyên giấy tờ và nhân lực trông coi văn bản hướng dẫn. 

·        Tăng khả năng phân luồng công việc, hỗ trợ thiết lập, viết, sửa quy trình mới theo đặc thù riêng của phòng ban hay doanh nghiệp. 

·        Tăng khả năng tương tác, giảm thời gian chờ đợi phê duyệt, tiếp nhận hai chiều giữa người quản lý và nhân viên. 

·        Đánh giá khách quan mọi hoạt động nội bộ nhờ báo cáo thống kê, đo lường kết quả công việc trong quy trình. Từ đó không ngừng nâng cao chất lượng cùng tiêu chuẩn quy trình. 

Giai đoạn 4: Đánh giá mức độ hiệu quả của quy trình

Khi ứng dụng phần mềm quản lý quy trình, doanh nghiệp sẽ nhận được những thống kê, báo cáo trực quan nhất về hoạt động của các quy trình, thủ tục được tiến hành trên hệ thống. Thông qua những số liệu chi tiết, nhà quản lý có thể nắm được số lượng quy trình đã tạo, đã xử lý theo thời gian thực cùng trạng thái cụ thể. 

Ban lãnh đạo doanh nghiệp giờ đây đánh giá hiệu quả của các quy trình quản lý một cách đa chiều, khách quan. Nó cũng là tiền đề để đưa ra giải pháp khắc phục những điểm tiêu cực, thiếu sót kịp thời, hạn chế tối đa tổn thất cho tổ chức. 

Giai đoạn 5: Điều chỉnh, tối ưu hoá quy trình  

Từ những điểm yếu kém được xác định trong giai đoạn trước, doanh nghiệp tiến hành điều chỉnh mạnh mẽ, tối ưu hoá toàn bộ quy trình hiện tại. Nhờ vậy, doanh nghiệp ngày càng phát triển, nắm bắt thêm cơ hội bứt phá. 

V. Kết luận

Một doanh nghiệp không có quy trình quản lý rõ ràng sẽ thiếu đi nền tảng vận hành vững chắc. Dù đặt ra chiến lược thông minh hay sở hữu đội ngũ nhân sự tài năng, doanh nghiệp ấy vẫn dễ dàng gặp thất bại. 

Vì vậy, doanh nghiệp cần chú trọng xây dựng hệ thống quy trình mạnh mẽ, tạo tiền đề cho người quản lý dẫn dắt nhân viên đồng bộ, cùng nhau biến kế hoạch thành hiện thực và đưa doanh nghiệp phát triển.