1. Nghiệp vụ tạm ứng lương là gì?

Nghiệp vụ tạm ứng lương là quá trình doanh nghiệp chi trả một khoản tiền tạm ứng cho người lao động nhằm mục đích kinh doanh. Tạm ứng lương thường được sử dụng khi người lao động đã nhận trách nhiệm thực hiện công việc hoặc được thỏa thuận trước đó giữa doanh nghiệp và người lao động.

Tạm ứng lương có thể áp dụng trong nhiều trường hợp, ví dụ như khi nhân viên phải thực hiện công tác công vụ, đi công tác dài ngày, hoặc khi nhân viên cần số tiền để giải quyết các nhu cầu cần thiết trong cuộc sống hàng ngày. Tuy nhiên, việc tạm ứng lương cũng phải tuân thủ các quy định pháp luật và điều kiện đối với việc tạm ứng.

2. Nguyên tắc hạch toán các tài khoản tạm ứng

Khi thực hiện hạch toán tạm ứng lương, kế toán sử dụng tài khoản 141. Đây là tài khoản phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó. Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư mà doanh nghiệp giao cho người lao động để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh. Đối tượng nhận tạm ứng phải đang là lao động tại doanh nghiệp và giấy đề nghị tạm ứng phải được doanh nghiệp phê duyệt.

Nguyên tắc hạch toán tạm ứng lương phải được thực hiện đúng quy định để tránh sai sót và hiểu lầm. Việc hạch toán sai tài khoản hoặc không xác định đúng mục đích sử dụng tạm ứng có thể dẫn đến việc không kiểm soát được dòng tiền và ảnh hưởng đến quy trình tài chính của doanh nghiệp.

3. Những lưu ý khi hạch toán tạm ứng lương

• Hạch toán sai vào tài khoản 141: Một trong những sai lầm thường gặp khi hạch toán tạm ứng lương là sử dụng tài khoản 111 thay vì tài khoản 141. Điều này thể hiện việc kế toán chưa nắm vững quy định về việc hạch toán tạm ứng lương. Việc sử dụng sai tài khoản có thể dẫn đến việc ghi nhận không chính xác và khó khăn trong việc xác định nguồn gốc và mục đích sử dụng tạm ứng.

• Hạch toán sai đối tượng và mục đích: Khi hạch toán tạm ứng lương, việc xác định đúng đối tượng và mục đích sử dụng tạm ứng là vô cùng quan trọng. Tạm ứng lương chỉ dành cho nhân viên công ty, và việc sử dụng tạm ứng phải đảm bảo đáp ứng nhu cầu thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc đã được phê duyệt bằng văn bản.

• Hạch toán tạm ứng mua hàng: Khi tạm ứng tiền mua hàng nhằm mục đích kinh doanh, kế toán sử dụng tài khoản 331. Tuy nhiên, nếu tạm ứng để nhân viên mua hàng phục vụ kinh doanh, thì tài khoản 141 mới được sử dụng. Điều này phải được xác định rõ ràng để tránh hiểu lầm và sai sót trong quá trình hạch toán.

4. Lưu ý về hồ sơ các khoản tạm ứng và hoàn ứng

• Hồ sơ các khoản tạm ứng: Hồ sơ tạm ứng cần được quản lý cẩn thận và đầy đủ để có thể kiểm soát được quá trình sử dụng tạm ứng của doanh nghiệp. Hồ sơ bao gồm giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi (nếu chuyển khoản), chứng từ xác nhận kèm theo (nếu có). Nếu việc tạm ứng liên quan đến mua hàng, thì hồ sơ cần kèm theo báo giá, đơn đặt hàng và các chứng từ liên quan.

• Hồ sơ các khoản hoàn ứng: Việc quản lý hồ sơ các khoản hoàn ứng cũng không kém phần quan trọng. Hồ sơ hoàn ứng bao gồm giấy thanh toán tiền tạm ứng, chứng từ, hóa đơn chứng minh kèm theo (hóa đơn giá trị gia tăng, bản kê, hợp đồng, biên bản nghiệm thu...), phiếu chi, ủy nhiệm chi (nếu phát sinh chi thêm), phiếu thu, giấy nộp tiền (nếu phát sinh khoản thu lại).

Tóm tắt

Hạch toán tạm ứng lương trong doanh nghiệp là một nghiệp vụ quan trọng và phức tạp, đòi hỏi sự chính xác và cẩn thận. Việc thực hiện đúng quy trình hạch toán, nắm vững nguyên tắc và lưu ý trong quá trình ghi nhận và quản lý tạm ứng lương giúp đảm bảo tính minh bạch, công bằng và hiệu quả trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp. Đồng thời, việc quản lý hồ sơ tạm ứng và hoàn ứng một cách cẩn thận sẽ giúp cho việc kiểm tra và xác minh thông tin liên quan trở nên thuận tiện và nhanh chóng. Hi vọng với những lưu ý và nguyên tắc trong bài viết này, bạn có thể thực hiện nghiệp vụ hạch toán tạm ứng lương một cách hiệu quả và chính xác hơn.